Від фінансових проблем до рішень на основі даних

Власник компанії зіткнувся з браком довіри до фінансових даних, що ускладнювало прийняття обґрунтованих рішень. Серед ключових проблем були відстеження ефективності команди, встановлення реалістичних цілей, розподіл коштів між реінвестиціями та дивідендами, а також управління мотивацією співробітників. Першопричиною цих труднощів було неорганізоване фінансове управління та розмиті межі між особистими та бізнес-фінансами.

• Компанія використовувала касовий метод обліку з простою системою записів, якій бракувало глибини та надійності подвійного запису;
• Помилки в класифікації витрат призводили до неточної звітності;
• Особисті та бізнес-фінанси були змішані, що створювало додаткову складність;
• Були відсутні шаблони управлінської звітності та системи відстеження KPI;
• Відсутність калькуляції вартості послуг, обліку накладних витрат та аналізу чистого прибутку;‍
• Бракувало процесів для звітності, нарахування заробітної плати, дебіторської заборгованості, розподілу коштів та встановлення лімітів витрат.

• QuickBooks Online (QBO);
• Google Таблиці;
• Slack (Slack Flow).

• Проведено комплексний аудит для виявлення проблем у фінансовому обліку та звітності;
• Інтегровано QuickBooks Online для автоматизації обліку на основі первинних даних із синхронізацією з Google Таблицями та табелями обліку робочого часу команди;
• Створено шаблони управлінської звітності для автоматизації аналізу прибутковості та маржинальності;
• Оптимізовано збір даних та презентації для відділів, призначено відповідальних осіб та встановлено ключові показники ефективності;
• Створили окремі бізнес-рахунки та резервні фонди, щоб уникнути їх змішування;
• Визначили структурований процес розрахунку та планування виплати дивідендів;
• Навчили власника та менеджерів ключовим показникам ефективності для прийняття кращих рішень;
• Впровадили оптимізований процес, що скоротив час на отримання дебіторської заборгованості;
• Інтегрували Slack, Google Sheets та QBO для безперебійного управління виплатами.

• Період збору платежів скоротився на 17 днів (покращення на 35%);
• Власник тепер приймає рішення на основі чітких фінансових даних;
• Автоматизація обліку, звітності та аналізу заощадила понад 100 робочих годин для фінансового відділу;
• Витрати на управління знизилися на 30%;
• Чітке розмежування особистих та бізнес-фінансів;
• Впроваджені KPI дозволили менеджерам відстежувати ефективність проєктів та команди.